Tin tức
Các Bước Lập Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện Hiệu Quả
Th12
Để sự kiện đi tới thành công cần có một số kịch bản chi tiết, rõ ràng cho suốt quá trình chuẩn bị đến nghiệm thu. Cùng Hoàng Quân Agency tìm hiểu một số bước quan trọng để lập kế hoạch tổ chức sự kiện hiệu quả nhé.
Bước 1: Xác định mục đích và mục tiêu
Đầu tiên, bạn cần xác định mục đích cũng như mục tiêu tổ chức sự kiện của mình là gì. Đây là buổi lễ ra mắt sản phẩm, hay tri ân khách hàng, hoặc khánh thành, khai trương… Từ đó để bộ phận truyền thông có thể nắm rõ hơn nội dung cần quảng bá.
Từ mục đích tổ chức, bạn sẽ xác định được quy mô của sự kiện. Số lượng khách mời nhiều hay ít, cần bao nhiêu phóng viên, quảng bá rộng rãi như thế nào. Và mục tiêu mà bạn muốn đạt được khi sự kiện được tổ chức là gì? Đó là điều đầu tiên bạn phải xác nhận khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện.
Bước 2: Xác định đối tượng tham dự sự kiện
Bạn hãy đưa ra đối tượng sẽ tham dự sự kiện để có thể lên kế hoạch, chương trình phù hợp với đúng đối tượng muốn hướng đến. Xác định đối tượng của sự kiện cũng là bước đầu xây dựng khung hình cho khâu tổ chức.
Bước 3: Xác định thông điệp của sự kiện
Mỗi sự kiện được tổ chức đều có những thông điệp riêng muốn gửi tới khách hàng. Thông điệp sẽ là điểm nhấn của bạn tại sự kiện.
Bởi vậy, thông điệp của sự kiện cần ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn hàm chứa đầy đủ thông tin. Đây cũng là yếu tố tiên quyết trong sự kiện mà người tổ chức cần đảm bảo.
Bước 4: Thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện
Xác định thời gian và địa điểm là bước quan trọng không thể thiếu khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Sau khi đã đi qua 3 bước đầu, bạn cần đưa ra một khung thời gian nhất định để sự kiện diễn ra thành công. Từ đó lên lịch gửi thông báo cho khách mời. Cần bao nhiêu thời gian từ lúc chuẩn bị đến khi sự kiện diễn ra? Nghiên cứu thời gian nào sẽ có đông đảo khách mời tham gia nhất.
Cùng với đó, việc lựa chọn địa điểm tổ chức cũng góp phần không nhỏ vào thành công của sự kiện. Địa điểm được chọn phải đạt yêu cầu về giao thông thuận tiện, xanh, sạch, thoáng. Dựa vào dự báo thời tiết mà quyết định địa điểm ngoài trời hay trong nhà. Bên cạnh đó, địa điểm cần phù hợp với đối tượng tham dự và mục đích của sự kiện.
Bước 5: Lập kế hoạch chi tiết
Một chương trình sự kiện chi tiết được lập ra giúp sự kiện tổ chức thành công. Kế hoach càng chi tiết, mức độ thành công càng cao. Để có được một chương trình hoàn hảo, bạn nên nhà sự hỗ trợ của các dịch vụ tổ chức sự kiện. Họ sẽ lập cho bạn một bản thảo chi tiết những gì cần làm và giảm thiểu tối đa rủi ro xảy ra trong sự kiện.
Chương trình sự kiện cần chuẩn bị những gì? Thiết kế ra sao? Lên ý tưởng như thế nào? Lực lượng hỗ trợ?… Tất cả những điều này để phục vụ cho việc truyền đạt thông điệp của doanh nghiệp đến đối tượng đã được xác định trước đó.
Bước 6: Kế hoạch truyền thông
Quảng bá sự kiện là một bước quan trọng không thể bỏ qua khi tổ chức sự kiện. Sự kiện được quảng bá càng rộng rãi sẽ càng thu hút được nhiều đối tượng. Tùy vào quy mô sự kiện mà doanh nghiệp sẽ có các truyền thông riêng. Tuy nhiên, dù lớn hay nhỏ thì việc quảng bá cũng mang lại thiện cảm nếu được truyền thông tốt.
Bước 7: Lên chi phí, ngân sách sự kiện
Sau khi đã có chương trình cụ thể, bạn cần có dự toán chi phí cho sự kiện. Tùy vào mục đích cũng như điều kiện mà bạn sẽ đưa ra ngân sách thích hợp nhất. Phần ngân sách này đã bao gồm toàn bộ dịch vụ và dự trù cho các phát sinh. Thường các công ty tổ chức sự kiện sẽ dựa vào yêu cầu của khách hàng mà đưa ra giá cả tối ưu nhất để đảm bảo sự kiện diễn.
Bước 8: Theo dõi tiến độ
Chương trình thành công khi có kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể. Thời gian từ khi lập kế hoạch đến khi sự kiện kết thúc cần được quản lý chặt chẽ, theo dõi đúng tiến độ.Cần có sự phân công chặt chẽ trong từng giai đoạn để đảm bảo kết quả tốt nhất cho từng khâu. Từ giai đoạn này để biết được mức độ thành công của sự kiện. Trước khi chính thức sự kiện diễn ra cần rà soát kỹ một lần nữa và dự trù những rủi ro có thể xảy ra khi tổ chức.
Bước 9: Đánh giá, đo lường và rút kinh nghiệm
Sau khi sự kiện kết thúc là lúc nhìn lại và đưa ra báo cáo về suốt quá trình tổ chức chương trình. Kết quả của sự kiện ra sao chính là hệ quả của quá trình chuẩn bị. Đánh giá, đo lường kết quả sự kiện để phát huy cái tốt và khắc phục cái xấu. Việc làm này để lại kinh nghiệm cho những lần tổ chức sự kiện sau thành công hơn.
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Nó là chìa khóa mở ra thành công cho sự kiện cũng như quảng bá thương hiệu đến khách hàng. Hoàng Quân Agency luôn tự hào là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín tại Khánh Hoà và các tỉnh miền trung.
Có thể bạn quan tâm:
Tổ Chức Sự Kiện Là Gì? Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp
