Tổ Chức Sự Kiện Là Gì? Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp

Tổ chức sự kiện đang dần trở thành một lĩnh vực cực hot, có nhu cầu cao trong cộng đồng và cũng thu hút nhiều nhân lực trẻ tuổi. Có thể thấy đây là một công việc có rất nhiều tiềm năng ở Việt Nam, tuy nhiên, tổ chức sự kiện vẫn còn là một khái niệm khá mới đối với nhiều người. Cùng Hoàng Quân Agency tìm hiểu qua một số khái niệm như tổ chức sự kiện là gì? Và một số thông tin để hiểu hơn về ngành sự kiện nhé.

Sự Kiện Là Gì?

Sự kiện là các hoạt động diễn ra trong các lĩnh vực như: văn hoá, xã hội hay chính trị… Tại đây quy tụ đông đảo người tham gia, tại thời gian, địa điểm và có mục đích nhất định. Ví dụ như sự kiện ra mắt sản phẩm, lễ ký kết hợp tác, động thổ, khánh thành…hoặc gần gũi nhất là tiệc sinh nhật.

Trong quá trình tổ chức sự kiện, các đơn vị có trách nhiệm thực hiện theo kế hoạch. Theo dõi và hoàn thành các phần của sự kiện diễn ra suôn sẻ. Bắt đầu từ việc hình thành ý tưởng ban đầu cho đến khi sự kiện kết thúc.

Tổ Chức Sự Kiện Là Gì?

Tổ chức sự kiện là gì? Tổ chức sự kiện có thể hiểu là quá trình lên ý tưởng, mục đích và mục tiêu của sự kiện. Từ đó lên kế hoạch tổ chức sự kiện, chuẩn bị vật tư sự kiện, chuẩn bị nhân sự sự kiện và lên ý tưởng setup sự kiện cho phù hợp với mục đích khách hàng muốn hướng đến. Qua việc tổ chức sự kiện, chủ sự kiện đều muốn truyền đạt các thông điệp ý nghĩa đến người tham gia sự kiện và xã hội. Cũng qua đây muốn củng cố vị thế, nâng cao hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp khi muốn mở rộng thị trường, tạo ấn tượng với khách hàng. Chính vì thế, tổ chức sự kiện được xem là công cụ quảng bá thương hiệu hữu hiệu cho các doanh nghiệp. 

Vai trò của tổ chức sự kiện

• Tổ chức sự kiện chủ yếu phục vụ các hoạt động PR, marketing, gia tăng khách hàng, nâng cao uy tín thương hiệu. Đôi khi tổ chức sự kiện nhằm mục đích bán hàng hoặc hội họp, giải trí lễ kỷ niệm, tiệc tân niên, gala dinner. Tổ chức sự kiện được tạo ra chủ yếu để thu hút được sự quan tâm của công chúng và đối tượng mục tiêu sự kiện muốn hướng đến.
• Tổ chức sự kiện có vai trò là một công cụ quan trọng trong hoạt động quảng bá thương hiệu, sản phẩm. Nó chỉ đứng sau các hoạt động như quảng cáo và nghiên cứu thị trường.
• Doanh nghiệp tổ chức event chủ yếu nhằm đánh bóng tên tuổi cho thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ. Qua đó, tiếp cận được khách hàng mục tiêu và thúc đẩy doanh số bán hàng. Sự kiện thành công sẽ tạo ra những tác động truyền thông hiệu quả. Ngược lại nếu thất bại, nó sẽ làm giảm giá trị thương hiệu trên thị trường.

Phân loại mục đích tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện bao gồm nhiều các lĩnh vực trong đời sống. Do đó, các loại hình tổ chức sự kiện cũng hết sức đa dạng. Phân loại theo mục đích, các sự kiện không nằm ngoài 4 loại sau:

• Sự kiện kỷ niệm: những sự kiện lễ hội hoặc những sự kiện xã hội nhằm mục đích kỷ niệm. Bao gồm các lễ hội truyền thống, kỷ niệm ngày thành lập, sinh nhật, đám cưới…
• Sự kiện giáo dục: những sự kiện được tổ chức nhằm mục đích huấn luyện, truyền đạt thông tin mang tính giáo dục. Bao gồm : hội nghị, hội thảo, lễ tốt nghiệp, lễ phát bằng…
• Sự kiện tiếp thị: những sự kiện được tổ chức nhằm thu hút sự chú ý và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ. Bao gồm : hội chợ, giới thiệu sản phẩm, lễ khánh thành, khai trương…
• Sự kiện khen thưởng, tri ân: những sự kiện nhằm mục đích tôn vinh, thể hiện lòng kính trọng đối với những đóng góp của một cá nhân, tập thể. Ví dụ : lễ tưởng niệm, lễ trao giải…

Xem thêm: Tổ Chức Sự Kiện Ngoài Trời – Kinh Nghiệm Và Cách Thức

Quy trình tổ chức

Giai đoạn chưa diễn ra sự kiện

• Tìm hiểu về mục đích tổ chức và hình thức sự kiện.
• Nghiên cứu các yếu tố: mục tiêu, ngân sách, nhân sự, các yếu tố ngoại cảnh.
• Lên ý tưởng và lập kế hoạch cụ thể cho sự kiện, lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện, quy trình diễn ra sự kiện.
• Đề ra các phương án dự phòng cho sự kiện.
• Thiết kế các ấn phẩm, gửi thiệp mời.
• Quảng bá truyền thông cho sự kiện.
• Setup sự kiện.

Giai đoạn tổ chức sự kiện

• Tổ chức đón tiếp khách mời và khai mạc sự kiện.
• Tổ chức quản lý và điều hành các diễn biến chính của sự kiện.
• Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện.
• Đội ngũ hậu cần thực hiện các công việc chuẩn bị phía sau cánh gà, tổ chức lắp đặt thiết bị âm thanh ánh sáng sự kiện.

Sau khi kết thúc sự kiện

• Xúc tiến quảng bá sản phẩm tới khách hàng
• Lấy thông tin các nhà cung cấp
• Quyết toán tài chính và chi phí phát sinh
• Chăm sóc khách hàng
• Dọn dẹp trả lại mặt bằng sự kiện
• Tổng kết, đánh giá và rút kinh nghiệm.

Có thể bạn quan tâm: Tổ chức sự kiện trọn gói là gì? Quy Trình, Lợi Ích

Ý nghĩa của tổ chức sự kiện là gì?

Có thể nói, tổ chức sự kiện là một trong rất nhiều chiến dịch truyền thông của các công ty hay bất cứ doanh nghiệp nào. Đây là cơ hội để giao lưu gặp gỡ với khách hàng, đối tác, giúp gia tăng mối quan hệ nhanh chóng, hiệu quả. Để so sánh với các chiến dịch truyền thông khác thì đây chính là phương pháp giúp doanh nghiệp được phổ biến rộng rãi tới công chúng hơn. 

• Giúp doanh nghiệp củng cố, phát triển thương hiệu
• Tạo được ấn tượng tốt với khách hàng
• Tìm kiếm lượng khách hàng tiềm năng
• Một trong các chiến dịch Marketing của công ty

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có những thông tin cần thiết đễ giải đáp thắc mắc tổ chức sự kiện là gì. Hoàng Quân Agency tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp tại Khánh Hoà và các tỉnh lân cận. Với đội ngũ sáng tạo, nhiều kinh nghiệm và tâm huyết với nghề, chúng tôi tự tin luôn mang đến cho quý khách hàng sự hài lòng nhất. Quý khách hàng đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua hotline 0916.201.771 để được tư vấn cụ thể!