Kinh Nghiệm Và Cách Thức Tổ Chức Sự Kiện Ngoài Trời Ở Nha Trang

Việc tổ chức sự kiện ngoài trời trở thành phương án được lựa chọn của nhiều đơn vị. Vậy tổ chức sự kiện ngoài trời có ưu điểm gì? Hôm nay hãy cùng Hoàng Quân Agency tìm hiểu nhé!

Thế Nào Là Tổ Chức Sự Kiện Ngoài Trời?

Có nhiều người vẫn bị nhầm lẫn giữa Event và tổ chức sự kiện hoặc là tổ chức sự kiện ngoài trời. Hôm nay cùng Hoàng Quân tìm hiểu kỹ và rõ ràng hơn nhé!

Thường sự kiện hay còn gọi là Event, được hiểu là những hoạt động theo một chủ đề ý nghĩa rõ ràng, xảy ra tại thời điểm và địa điểm nhất định, có sự tham gia của nhiều người. Sự kiện có thể tổ chức một lần như lễ ra mắt sản phẩm, khai trương, tổng kết hoặc lễ ký kết…hoặc là chuỗi sự kiện liên tiếp như sự kiện bán hàng…

Còn tổ chức sự kiện là việc lên ý tưởng, nội dung, kịch bản, cung cấp nhân sự như MC, PG, band nhạc, nhóm nhạy…từ đó tiến hành tổ chức thực hiện. Ít ai biết rằng, đây cũng chính là một trong những mảng truyền thông quan trọng giúp mang lại hiệu quả mạnh mẽ cho chiến dịch truyền thông cũng như phục vụ mục đích của từng sự kiện, khách hàng khác nhau. Tùy thuộc vào ý tưởng hay mục đích của từng sự kiện khác nhau mà mọi người sẽ lựa chọn hình thức tổ chức sự kiện khác nhau. Có thể trong nhà hay ngoài trời. Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ phải chịu toàn bộ những trách nhiệm trong quá trình diễn ra sự kiện. Tổ chức sự kiện ngoài trời không chỉ dựa trên các nguồn tài trợ và ngân sách có được mà còn phụ thuộc vào nội dung, mục đích và ý nghĩa muốn truyền tải.

Kinh Nghiệm Tổ Chức Sự Kiện Ngoài Trời

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời cho hợp lý

Địa điểm là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của sự kiện. Chúng ta cần chú ý một số vấn đề cơ bản khi lựa chọn địa điểm tổ chức:

• Tìm hiểu kỹ nội dung sự kiện ngoài trời đó là gì
• Khách hàng, nghiên cứu kỹ đối tượng khách hàng muốn hướng tới
• Số lượng khách tham gia, diện tích và không gian ngoài trời cần sử dụng bao nhiêu
• Địa điểm đó có phải là nơi thuận tiện đi lại không, có đảm bảo an ninh không, có bãi giữ xe không?

Bạn cần tìm hiểu kỹ và trả lời cho các câu hỏi nêu trên để đưa ra lựa chọn địa điểm hợp lý nhất. Lưu ý một số địa điểm cần hoàn thành các thủ tục hành chính hoặc các trường hợp phải xin phép cần hoàn thành sớm.

Thời tiết

Vì tổ chức sự kiện ngoài trời, do đó vấn đề thời tiết cần được xem xét kỹ càng. Bạn không nên tổ chức các sự kiện có quy mô lớn ngoài trời nhất là vào mùa mưa. Hoặc nếu đã lên kế hoạch chuẩn bị trước, bạn nên chuẩn bị trước các trường hợp thời tiết có thể xảy ra gây ảnh hưởng đến sự kiện như mưa, nắng.. cần chuẩn bị áo mưa, dù, ô,.. để hạn chế tối đa các hiện tượng xấu của thời tiết đối với những người tham gia sự kiện.

Vệ sinh và đảm bảo an ninh trật tự

Vấn đề vệ sinh và an ninh trật tự cho sự kiện đặc biệt quan trọng. Nhất là khi sự kiện đó được tổ chức ở ngoài trời. Bạn cần chuẩn bị hoặc thuê các đơn vị vệ sinh sự kiện nếu cần thiết ( Đặc biệt là các sự kiện văn hóa ẩm thực)… hoặc chuẩn bị thùng rác, túi đựng rác và có địa điểm tập kết rác thải sự kiện phù hợp.

Vấn đề an ninh trật tự cho sự kiện cũng cần được đảm bảo. Thông thường, dù là sự kiện ngoài trời thì cũng sẽ có phần quy hoạch ranh giới khu vực sự kiện. Đội an ninh, hay bảo vệ giữ gìn an ninh, an toàn cho sự kiện cũng là cách để bạn nâng cao chất lượng sự kiện ngoài trời của mình được tổ chức thành công hơn nữa.

Có thể bạn quan tâm: Digital Marketing trong mùa dịch

Tư Vấn Cách Thức Tổ Chức Sự Kiện Ngoài Trời

Lên ý tưởng

Trước khi tiến hành tổ chức sự kiện ngoài trời  bạn cần phải lên xây dựng ý tưởng và chủ đề chung cho sự kiện đó. Ý tưởng và chủ đề là chìa khóa để bạn lên kế hoạch cho các bước tiếp theo khi tổ chức sự kiện.

Với mỗi sự kiện khác nhau như tổ chức sự kiện tiệc cuối năm sẽ có những yêu cầu sắp xếp, cách bài trí sân khấu, và không gian tổ chức khác nhau. Vì thế mỗi một sự kiện tổ chức cần phải có những ý tưởng riêng, phù hợp với yêu cầu của khách hàng đưa ra cũng như phù hợp với tiêu chí sự kiện mong muốn hướng tới.

Khi đã có được ý tưởng tổ chức sự kiện thì bước tiếp theo mà bạn cần phải làm đó chính là tiến hành xây dựng chủ đề cho chương trình. Nếu ý tưởng được xem là linh hồn của sự kiện thì chủ đề chính là diện mạo của sự kiện. Để có ý tưởng và chủ đề phù hợp, bạn cần phải dựa trên tiêu chí mà khách hàng đề ra, tệp khách mời tới tham dự tiệc và mục tiêu truyền thông của sự kiện.

Thời gian và địa điểm tổ chức

Sau khi đã xây dựng xong ý tưởng và chủ đề của sự kiện thì  việc tiếp theo cần phải làm là chọn thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện.

Về địa điểm tổ chức sự kiện, bạn nên cân nhắc sao cho phù hợp với các loại hình sự kiện. Nếu là tổ chức sự kiện ngoài trời, các bạn có thể lựa chọn tổ chức tại công việc hoặc không gian bên ngoài ở các nhà hàng.

Về thời gian tổ chức sự kiện thì nên chọn tương thích với mục đích tổ chức. Ví dụ, đối với những sự kiện khai trương thì bạn nên tổ chức vào buổi sáng – thời điểm mà mọi người di chuyển nhiều trên đường. Mục đích là để sự kiện sẽ thu hút nhiều sự chú ý của mọi người. Còn nếu bạn tổ chức sự kiện tiệc tất niên thì hãy chọn thời gian tổ chức vào buổi tối hoặc những ngày cuối tuần để khách mời tham gia sự kiện sẽ có nhiều thời gian thoải mái.

Thủ tục pháp lý 

Trước ngày diễn ra sự kiện, bạn cần hoàn tất các thủ tục về giấy phép để đảm bảo chương trình được diễn ra suôn sẻ. Tránh những trường hợp phát sinh không đáng có xảy ra.

Xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện

Đây là bước không thể  trong quy trình tổ chức sự kiện truyền thông. Trong bước này, các bạn sẽ hoạch được những công việc quan trọng cần phải chuẩn bị như viết kịch bản cho chương trình, trang trí và dàn dựng, bố trí nhân lực cho từng khâu… Đồng thời, bạn cũng cần phải xây dựng bảng phân công công việc rõ ràng cho từng nhân viên để kiểm soát và giám sát tốt chặt chẽ tiến độ công việc cụ thể, rõ ràng hơn.

Một số bước quan trọng khi lên nội dung kịch bản:

• Lên danh sách khách mời: Lên danh sách khách mời là việc đầu tiên khi chúng ta lên kịch bản. Bởi việc này sẽ xác định được sự kiện có quy mô như thế nào từ đó dễ dàng hơn trong việc lựa chọn địa điểm tổ chức cho hợp lý.
• Dự trù kinh phí tổ chức: Chúng ta cần lên bảng dự trù kinh phí rõ ràng hoặc nếu được tổ chức trong khoảng chi phí cho phép thì bạn nên chia khoản tiền đó ra thành những khoản nhỏ tương ứng với từng công việc cụ thể.
• Trình bày dự án với khách hàng: Sau khi đã có trong tay bản kế hoạch cụ thể cho sự kiện sắp diễn ra thì bạn cần phải đưa bản kế hoạch đó cho khách hàng để khách hàng xem xét, có đồng ý thực hiện hay muốn sửa đổi gì không? Nếu có gì cần chỉnh sửa, thay đổi thì tiến hành liền để kịp tiến độ công việc.

Tiến hành chuẩn bị sự kiện

Sau khi chốt kịch bản với khách hàng xong thì bắt tay vào công việc chuẩn bị tất cả mọi thứ cho sự kiện. Các bộ phận thực hiện dần dần theo những nhiệm vụ được phân công. Cụ thể, một số công việc mà các bạn cần thực hiện trong bước này đó chính là trang trí địa điểm tổ chức sự kiện hay thiết lập hệ thống âm thanh, ánh sáng…

Đặc biệt, một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đừng bao giờ quên liên tục giám sát tiến độ tổ chức sự kiện cũng như công việc được phân công. Mục đích là để nếu có phát sinh sự cố hay vấn đề trong quá trình tổ chức, người tổ chức sự kiện nên báo lại để mọi người cùng nhau giải quyết rồi đưa ra phương án thay thế thích hợp.

Tổng duyệt chương trình trước khi diễn ra sự kiện

Một bước không thể thiếu đó là bước tổng duyệt, bất cứ sự kiện lớn nhỏ nào thì ban tổ chức đều không thể bỏ qua bước chạy thử, tức là tổng duyệt chương trình. Chạy thử sẽ giúp bạn nắm bắt được sự kiện đã thực hiện được bao nhiêu phần trăm so với kế hoạch đưa ra. Và nếu có phát sinh hoặc chỉnh sửa gì thì đây là lúc để điều chỉnh trước khi sự kiện chính thức diễn ra nhé.

Dọn dẹp và trả lại mặt bằng

Sự kiện kết thúc không đồng nghĩa với công việc cũng kết thúc. Công việc của bạn lúc này là dọn dẹp trả lại mặt bằng. Kiểm tra và làm thủ tục bàn giao mặt bằng và dụng cụ thuê sử dụng…

Tại Sao Nên Chọn Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Hoàng Quân?

Hoàng Quân Agency tự tin là đơn vị dẫn đầu về tổ chức sự kiện ngoài trời tại Nha Trang. Với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề và làm việc chuyên nghiệp, uy tín, giá cả cạnh tranh. Đội ngũ nhân viên hùng hậu, chúng tôi tự tin sẽ đem lại thành công cho sự kiện cũng như quý khách hàng hài lòng.

Dịch Vụ Tổ Chức Event Ngoài Trời Của Hoàng Quân

• Tư vấn miễn phí về các địa điểm tổ chức sự kiện
• Cho thuê nhân sự sự kiện, vật tư sự kiện
• Biên tập lên kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời
• Cho thuê hệ thống âm thanh, ánh sáng
• Cho thuê lễ tân, PG…
• Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, chủ động sáng tạo trong công việc.

Nếu có thắc mắc muốn giải đáp thêm về dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời của Hoàng Quân Agency, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn đầy đủ nhé.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO & SỰ KIỆN HOÀNG QUÂN

Địa chỉ: Số 86/6 Trần Phú, Lộc Thọ, Thành phố Nha Trang, Khánh Hòa
Hotline: 0916.201.771
Email: inbox.hqagency.vn